Descifrando SAP – Parte I. Módulos SAP y procesos End to End

por | 13 Sep 2020

¿Has leído alguna vez una oferta de trabajo de SAP y has sentido que estaba escrito en balleno (lenguaje de las ballenas)? Tranquilo, no estas solo. Trabajar muchos años en SAP a veces no hace el lenguaje de SAP menos confuso. Esto se debe en parte a que existe una cantidad significativa de áreas de conocimiento dentro de SAP y, para simplificar, se utilizan muchas siglas para referirse a ellas. Sin embargo, eso no es lo peor de todo. Lo peor para mí es cuando crees que ya los dominas todos, entonces… ¡Sorpresa! Algunos nombres han cambiado. Pero para ser justos, SAP está evolucionando constantemente, mejorando y ampliando su cartera de productos. Inevitablemente, esto significa nuevos términos y acrónimos.

Explicar todo en una sola publicación podría ser como escribir la Biblia. Por eso he decidido crear una trilogía para “Descifrar SAP”. En esta serie de publicaciones, voy a intentar descifrar las áreas de especialización de SAP. No quiero que nadie se rinda al leer esos correos electrónicos con ofertas de trabajo de SAP. He dividido las áreas de especialización de SAP en tres grupos:

  1. Módulos de SAP y procesos de end-to-end: estas son áreas de especialización embebidas dentro del ERP Central de SAP (esta publicación).
  2. Add-ons o Extras: La funcionalidad estándar de SAP se puede ampliar con complementos y plug-ins, pero deben activarse, no están instalados de forma predeterminada. De eso hablo en la segunda publicación de la trilogía.
  3. Otros Productos SAP: Además del ERP Central, SAP amplió su cartera de productos bien creando nuevas aplicaciones de manera interna o bien adquiriendo otras de pequeños competidores. Estos productos pueden ser integrados con el ERP Central para tener un ERP más completo. Sin embargo, también pueden ejecutarse como soluciones independientes o integrarse con otras aplicaciones… Hago un repaso a algunos de estas aplicaciones en la tercera publicación de la trilogía.

Antes de comenzar con la lista de acrónimos, déjame comenzar con una breve introducción.

En enero de 2006, una Cristina (yo) más joven estaba comenzando su carrera profesional como consultora de SAP. Era una completa novata y las conversaciones de mis compañeros en la máquina de café me hacían cuestionarme si verdaderamente hablábamos el mismo idioma. Usaban siglas como SD, MM, FI… Recuerdo anotar mentalmente todo para buscarlo luego en internet y ver lo que significaban. Después de años de sufrir con los acrónimos, llegué a sentirme como una auténtica estrella del rock. Sin embargo, mis pies volvieron a tocar tierra cuando empecé a escuchar términos como OTC, PTP, RTR … Cuando pregunté lo que significaban, un compañero me dijo que eran la nueva forma de referirse a los tradicionales módulos de SAP: SD, MM, FI … Mucho después descubrí que eso no es del todo correcto y esas siglas siendo utilizadas de manera incorrecta a día de hoy en las empresas. La realidad es que esas siglas hacen referencia a los procesos End-to-End, que veremos más adelante en este artículo. Según esta «nueva forma» de referirse a los módulos de SAP, es fácil encontrar menciones al módulo de SD (Ventas y Distribución) como OTC, OTI, QTI, QTC, CTC, CTI y más. ¿Estás sorprendido? Espera, eso no es todo, aún hay más. Por si no lo sabes, a los angloparlantes les gusta jugar con el lenguaje y a veces escriben “2” en lugar de “To”. Así pues, no es raro ver los términos anteriores como O2C, O2I, etc. En resumen, sólo el módulo de SD puede ser llamado ahora OTC, O2C, OTI, O2I, QTI, Q2I, QTC, Q2C, CTC, C2C, CTI, C2I … Que la fuerza nos acompañe en la misión de descifrar el lenguaje de SAP y los puestos vacantes de trabajo.

El objetivo de esta publicación es darte una visión general de los que, en mi opinión, son los módulos más populares de SAP dentro del ERP Central. Además, revisaré el concepto de los procesos de end-to-end y por qué creo que es incorrecto utilizarlos en la descripción de una oferta de trabajo. Empecemos por el principio.

Módulos de SAP

Imágen: Módulos del ERP Central de SAP.

  • FI se refiere a Finanzas. Éste es el módulo principal de SAP, recuerda de SAP R/1 empezó siendo una aplicación de finanzas. Es la base para el resto de módulos. FI se utiliza para gestionar todos los datos financieros de una organización (cobros, pagos, impuestos, bancos, tesorería…). El módulo de Contabilidad financiera proporciona la capacidad de obtener la situación financiera en tiempo real de una empresa.
  • MM se refiere a Gestión de materiales (Material Management). Éste es un módulo logístico para gestionar las actividades de adquisición y gestión de inventario de una organización. Se puede utilizar para elegir el mejor proveedor para la mercancía o para garantizar que el almacén siempre dispone de las existencias necesarias. Además, se utiliza para el cálculo del coste del producto de las mercaderías.
  • SD se refiere a Ventas y Distribución (Sales and Distribution). Con este módulo se gestiona la venta, envío y facturación de bienes y servicios. Proporciona herramientas para gestionar contratos, acuerdos de precios, reembolsos y más. Además, proporciona funcionalidad para calcular una correcta fecha de entrega para un pedido de cliente.
  • PP se refiere a Planificación de la producción (Production Planning). Se utiliza para planificar y organizar los procesos de producción para cubrir las necesidades del negocio. La planificación del coste del producto para los materiales producidos también se lleva a cabo en PP.
  • HCM (Human Capital Management) or HR (Human Resources). Desde la contratación y la formación hasta la gestión de nóminas, el departamento de recursos humanos utiliza este módulo para gestionar a los empleados de forma eficiente.
  • ABAP son las siglas de Advanced Business Application Programming. ABAP es el lenguaje de programación de alto nivel creado por SAP para su uso en sus productos. ABAP es el idioma principal de SAP. Sin embargo, otros lenguajes como Java se utilizan para portales y soluciones de integración.
  • CO se refiere al área de Controlling. Este módulo proporciona la capacidad de planificar, rastrear, ejecutar y listar los costes de todos los procesos en una organización.
  • PS son las siglas de Project System. Se utiliza para gestionar el ciclo completo de planificación y ejecución de proyectos.
  • WM son las siglas de Warehouse Management (gestión de almacenes). Como su nombre indica, se utiliza para procesar los movimientos de mercancías y gestionar las existencias en un almacén complejo. Este módulo es cada vez más importante con el uso de los almacenes inteligentes. SAP desarrolló un producto más sofisticado para la gestión de almacenes, EWM (Extended-Warehouse Management). Desde la versión 1610 de S/4HANA, EWM está integrado en el ERP Central. Atención que integrado no significa que esté incluído en la licencia básica de SAP.
  • PM son las siglas de Plant Maintenance. Este módulo se utiliza en todas las actividades de mantenimiento en una organización: mantenimiento preventivo, reparaciones y todas las actividades para mejorar el sistema técnico.
  • CS se refiere al Servicio al Cliente (Customer Service). Este módulo se utiliza para gestionar los procesos postventa de los equipos del cliente como: garantías, reparaciones necesarias, facturaciones de los servicios prestados …
  • QM se refiere a Gestión de la Calidad (Quality Management). Los procesos de control de calidad se llevan a cabo en QM. Esto incluye inspecciones de calidad para prevenir defectos y mejorar los procesos. Se utiliza principalmente en el negocio de la alimentación, procesos de fabricación, …

Esta es una descripción muy general de cada módulo, cada uno de ellos se compone de varios submódulos y un grado significativo de complejidad.

Puede que estés pensando que me he olvidado de módulos como CRM, BI, BW, PI… pero no, no los he olvidado. Forman parte del tercer post de la trilogía. Esto es porque no están integrados dentro del ERP Central. Se comercializan como un producto diferente.

Procesos End-to-End de SAP

También conocidos como procesos E2E. Un proceso End-to-End es esencialmente el ciclo de vida completo de todas las actividades en un proceso de negocio dentro de una empresa. Por ejemplo, OTC (Order-to-Cash) se refiere a las actividades que comienzan desde que el cliente llama para hacer un pedido hasta que la empresa recibe el dinero para ese pedido de venta. Esto incluye pasos como preparación del material y envío.

Imágen: Proceso Order-to-Cash. Fuente: Documentación de SAP 

¿Es correcto poner consultor OTC en una oferta de trabajo cuando en realidad se está buscando un consultor SD? Personalmente, diría que no. Esas descripciones pueden ser confusas. Hace unos años me contrataron para un puesto de consultora de OTC, pero empecé me tocó lidiar con la gestión de contratos y con ofertas. Para aquellos que no lo sepan, un contrato o una oferta son procesos que siempre ocurren antes de que se cree un pedido de venta. Dado que el puesto de trabajo requería la gestión de contratos y ofertas, quizás QTC (Quotation-To-Cash) o CTC (Contract-To-Cash) hubieran sido descripciones más apropiadas. Sin embargo, la «C» significa Cash. Normalmente, la competencia de un consultor de SD termina una vez la factura se transfiere a contabilidad y no cuando la empresa recibe el pago. Ésa es la competencia de los consultores de FI. Ellos se hacen cargo de los procesos desde la factura de venta hasta que el efectivo llega a la empresa. En mi experiencia, cuando las empresas contratan a un OTC es que realmente están contratando un consultor OTI (Order-to-Invoice), QTI (Quotation-to-Invoice) y CTI (Contract-to-Invoice). La razón por la que en la oferta de trabajo no se indica consultor SD es un misterio para mí.

Para hacer las cosas aún más complicadas, existen algunas siglas “E2E” que se refieren a distintos procesos de negocio en función del contexto en el que se utilizan. Por ejemplo, MTO podría significar Make-To-Order (Fabricación bajo pedido en el área de PP) o Market-to-Order (Promoción hasta venta en el área de CRM).

Después de toda esta explicación, a continuación encontrarás una lista de algunos procesos E2E.

  • Área de Finanzas (FI):
    • RTR or R2R – Record to Report
    • ATR or A2R – Acquire to Retire for Fixed Assets
    • ATR or A2R – Accounting to Reporting
  • Área de Gestión de Materiales (MM):
    • PTP or P2P – Procure to Pay
    • STP or S2P – Source to Pay
  • Ventas y Distribución (SD):
    • OTC or O2C – Order to Cash
    • QTC or Q2C – Quotation to Cash
    • CTC or C2C – Contract to Cash
  • Plaificación de la Producción (PP):
    • ATO or A2O – Assemble to Order
    • MTO or M2O – Make to Stock
    • PTM or P2M – Plan to Manufacture
  • Gestión del Capital Humano (HCM)
    • HTR or H2R – Hire to Retire

Si conoces otras siglas de SAP para procesos E2E, puedes ayudar a otros dejando un comentario en la publicación. Unámonos en la lucha para descifrar el lenguaje de SAP.

Sobre la autora:

Cristina Gil Gallo

Cristina Gil Gallo

Cristina está especializada en consultoría de SAP SD y cuenta con una certificación en S/4 HANA Sales On Premise. Comenzó su carrera en SAP en 2005. Está particularmente interesada en proyectos internacionales. Está titulada en Ingeniería Industrial por Universidad Politécnica de Valencia.
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Sobre la autora:

Cristina Gil Gallo

Cristina Gil Gallo

Cristina está especializada en consultoría de SAP SD y cuenta con una certificación en S/4 HANA Sales On Premise. Comenzó su carrera en SAP en 2005. Está particularmente interesada en proyectos internacionales. Está titulada en Ingeniería Industrial por Universidad Politécnica de Valencia.
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