Cómo ahorrar dinero cuando usas SAP CAL

por | 13 Abr 2021

¿Qué es exactamente SAP CAL?

Para entender exactamente qué es SAP CAL, primero es importante aclarar los conceptos de Instancia y «Appliance» (perdón, no he encontrado la traducción al español).

* Subtítulos disponibles en español en el vídeo

Instancia

En la página de ayuda de SAP, se indica (en inglés) que:

“Una instancia de SAP define un grupo de recursos como memoria, procesos de trabajo, etc., generalmente en apoyo de un solo servidor de aplicaciones o servidor de base de datos dentro de un entorno cliente/servidor. Los servidores de aplicaciones comparten las mismas áreas de memoria y están controlados por el mismo proceso de despachador «.

Para las personas no técnicas, una instancia es cualquiera de las diferentes entradas que se ven en SAP Logon. Esto significa que el entorno de producción es una instancia, el entorno de calidad otra, y así sucesivamente.

«Appliance»

El concepto de «appliance» es un poco diferente. Una «appliance» es como una plantilla que puede ser usada en la creación de una instancia. Es un entorno ya preparado que puedes simplemente seleccionar y copiar en tu servidor para empezar a trabajar. Es como cuando copias una plantilla predefinida de Power Point y sobre ella empiezas a crear tu presentación. Hacerlo de esa manera es mucho más rápido que tener que diseñar todo desde cero, ¿no?

Cuando activas una instancia en SAP CAL, lo que estás haciendo es duplicar la «appliance» que has elegido de la biblioteca. Un experto tardaría en promedio entre 2 y 3 días en instalar una instancia de SAP S/4HANA desde cero sin ninguna configuración ni datos. Con SAP CAL, la instancia puede estar lista en menos de una hora. Además, puedes incluir configuración y datos. Las que incluyen todo se llaman «Fully Activated Appliances».

Cloud Appliance Library

SAP Cloud Appliance Library es una biblioteca de «appliances» para diferentes productos on-premise. Es una forma de tener acceso de manera fácil a una instancia. En la biblioteca encontrarás productos como distintas versiones de SAP S/4HANA, SAP Business One, SAP BW/4HANA entre otros. Es perfecto si quieres explorar alguno de los productos disponibles en la lista y no tienes acceso a un sistema.

La limitación es que necesitas una cuenta en un proveedor de computación en la nube para poder utilizar este servicio. Actualmente, no es posible activar la instancia directamente en tu propio ordenador usando SAP CAL. Pero sinceramente, la instalación de un S/4HANA 2020 «Fully Activated Appliance» ocupa 869 GB. Sería un poco excesivo ejecutarlo en un portátil normal.

Costos en detalle

Hyperscaler

Cuando visitas SAP CAL y simulas el coste de SAP S/4HANA 2020 instalado en Google Cloud Platform para la zona «Europe-west4», verás los siguientes precios:

Imagen 1: Pantallazo de los costes en SAP CAL

La primera vez que vi esos precios, no conseguí entenderlos del todo. De hecho, creo que pueden ser un poco confusos. A continuación detallaré cómo funcionan para la «appliance» que se muestra en la imagen. En el vídeo del post, puedes ver una simulación paso a paso para dos escenarios diferentes.

Una instancia puede tener tres estados diferentes:

  • Activa es cuando el servidor en la nube está en funcionamiento. Como se muestra en la imagen de arriba, el precio cuando está activa se refiere al precio cuando el servidor está en este estado.
  • Suspendida es cuando el servidor en la nube está apagado. Sería el equivalente a apagar tu ordenador, la próxima vez que reinicies, tus datos seguirán ahí. Eso tiene un coste en la nube porque estás utilizando recursos para almacenar tus datos. La tarifa de 100,43 dólares americanos es por mes. Si consideramos que un mes son 30 días y un día tiene 24 horas, esa tarifa podría traducirse a 0,14 dólares / h.
  • Terminada es el equivalente a no tener ninguna instancia. Es como si te deshicieras de tu ordenador. No estarás consumiendo ningún servicio en el proveedor de computación en la nube, por lo que el precio será cero.

SAP CAL

Cuando revises la biblioteca en SAP CAL, verás en las «appliances» etiquetas como TRIAL, EDU, DEV o MC.

  • TRIAL es una «appliance» que se puede probar de manera gratuita durante 30 días. Una vez que se haya excedido el período de prueba, puedes continuar usando la instancia si pagas una suscripción a SAP CAL. Esta opción sólo es posible si tiene una licencia del producto SAP.
  • DEV es una «appliance» que se puede utilizar sólo con fines de desarrollo. Estos dispositivos no tienen una fecha de vencimiento en SAP CAL, pero aún necesitarás un proveedor de computación en la nube para usar el servicio.
  • EDU es una «appliance» que se debe utilizar únicamente con fines educativos. No se puede prorrogar después del período de prueba. Se usa principalmente en cursos de opensap. Deberás leer los términos y condiciones de la «appliance» que quieres activar, pero en general el período de prueba es de 90 días.

Puedes encontrar más información sobre las etiquetas en este post de la comunidad de SAP.

Una vez que se ha consumido el período de prueba, la instancia se queda en estado «bloqueado» y ya no puedes acceder a ella a menos que tengas una suscripción de SAP CAL. Mi consejo es que programes una terminación automática de la instancia antes de que finalice el período de prueba; de lo contrario, te arriesgas a no poder terminarla. Intenté terminar mi instancia de S/4HANA directamente desde Google Cloud Platform (GCP) y no funcionó, GCP me dijo que no puedo terminar una máquina virtual de más de 120 GB directamente desde allí. Entonces, tuve que hacerlo desde SAP CAL.

Lo bueno es que sólo se bloquea la «appliance» que has usado, las demás todavía están disponibles después de que se haya consumido el período de prueba de una instancia. Si busca S/4HANA «Fully Activated Appliances», encontrará 8 versiones diferentes. Si tu único objetivo es simplemente explorar S/4HANA para familiarizarte, sería mejor si empiezas a explorar versiones más antiguas del producto y luego vas cambiando a versiones más nuevas a medida que se van bloqueando. Sólo se pueden activar las que están en estado «Available».

Imagen 2: Pantallazo de los estados en SAP CAL

Si vas a esta página web, podrás ver el precio mensual de una instancia en tu moneda local. Actualmente, a pesar de que el precio aparece como una cuota mensual, es necesario contratar un período mínimo de tres meses.

Licencias de producto SAP

Para las «appliances» con la etiqueta TRIAL, SAP crea licencias gratuitas de 30 días. Nunca caducarán antes de que se acabe el período de prueba de SAP CAL, por lo que no es necesario pagar ninguna licencia aparte. Sólo en el caso de que quieras continuar usando tu instancia después del período de prueba, entonces tendrás que traer tu propia licencia de producto SAP.

En caso de que seas como yo, un/a consultor/a SAP que únicamente quiere explorar diferentes productos de SAP con el propósito de autoformarse, nunca tendrás que preocuparte por esos temas, siempre estarán fuera de tu presupuesto.

Consejos de Sapsapiens

Antes de terminar este artículo, me gustaría darte mis consejos personales.

  • Empieza utilizando versiones antiguas del producto que quieras explorar y cambia a versiones más nuevas después de que ela «appliance» esté bloqueada. De esa manera, tendrás varios meses gratis de SAP CAL para ese producto específico. Actualmente, puedes obtener 8 meses para una «appliance» de S/4HANA Fully Activated (con configuración y datos de ejemplo).
  • Si tienes más de una cuenta de correo electrónico, úsalas para crear una nueva cuenta en SAP CAL. Podrás utilizar la misma «appliance» más de una vez. Úsalos también para crear distintas cuentas en el proveedor de computación en la nube y obtener más crédito gratuito.
  • Programa la suspensión y terminación automática de la instancia para evitar costes inesperados en caso de que olvides hacerlo manualmente.
  • Verifica siempre, uno o dos días después de terminar una instancia, que el consumo en el proveedor de computación en la nube no aumenta. Si ves que el precio sigue subiendo, comprueba qué servicio sigue activo. En mi caso, en Google Cloud Platform, tuve ese problema con el servicio para mantener una IP fija.
  • Si no sabes qué probar en una instancia de S/4HANA, le recomiendo que actives una «Fully Activated Appliance» y eches un vistazo a esta publicación en la comunidad de SAP. Encontrará enlaces a diferentes documentos en función de la versión que desees probar. En esos documentos, encontrarás ejemplos a seguir.

¡Gracias por leer el artículo! Espero que te haya gustado. No dudes en dejar un comentario compartiendo tu experiencia con SAP CAL si ya lo has probado. Me encantará conocer tu opinión.

Sobre la autora:

Cristina Gil Gallo

Cristina Gil Gallo

Cristina está especializada en consultoría de SAP SD y cuenta con una certificación en S/4 HANA Sales On Premise. Comenzó su carrera en SAP en 2005. Está particularmente interesada en proyectos internacionales. Está titulada en Ingeniería Industrial por Universidad Politécnica de Valencia.
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Sobre la autora:

Cristina Gil Gallo

Cristina Gil Gallo

Cristina está especializada en consultoría de SAP SD y cuenta con una certificación en S/4 HANA Sales On Premise. Comenzó su carrera en SAP en 2005. Está particularmente interesada en proyectos internacionales. Está titulada en Ingeniería Industrial por Universidad Politécnica de Valencia.
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